Cómo crear Tablas Dinámicas en Excel – Guía Completa
En este tutorial veremos cómo crear tablas dinámicas en Excel, una de las funcionalidades más potentes con las que cuenta este programa de hojas de cálculo para el análisis de datos.
A pesar de que las tablas dinámicas tienen la fama de que son complicadas, en realidad crear una tabla dinámica es más sencillo de lo que parece, aunque es importante conocer cómo hacerlo correctamente para poder utilizarlas y sacarles todo el partido posible. Del mismo modo que si tratas de unir varios archivos de excel en uno, otras acciones en excel como crear tablas dinámicas se pueden aprender en media tarde.
Se les conoce como tablas dinámicas porque se pueden organizar de un sinfín de maneras diferentes y no tienen una estructura determinada.
¿Qué partes tiene una tabla dinámica?
Cuando creas una tabla dinámica, aparecen la lista de campos o títulos de columna de tu informe, que podrás distribuir en las siguientes 4 áreas:
- Filtros: los campos que añades en esta zona servirán como filtros para la información que se muestra en la tabla dinámica
- Columnas: son los campos que formarán las columnas de la tabla dinámica.
- Filas: Cuando arrastres diversos campos a la zona de «Filas», inmediatamente dichos campos formarán las filas de la tabla dinámica que estamos creando.
- Valores: al arrastrar un campo a «Valores», pasa a formar parte de las celdas de la tabla y será integrado para cada fila y columna.
Sabemos que si no estás acostumbrado a las tablas dinámicas, lo que acabamos de ver puede no tener sentido. No te preocupes, entenderás de que hablamos un poco más tarde, cuando veamos paso a paso cómo crear tablas dinámicas en Excel.
Cómo crear tablas dinámicas en Excel
Ahora que ya sabes qué es una tabla dinámica en excel, es importante ver paso a paso como crear tablas dinámicas para aprender a crearlas y exprimir todo su potencial.
Vamos a ver cómo crear tablas dinámicas:
Organización de los datos en filas y columnas
Antes de comenzar a crear tablas dinámicas, es necesario que tengamos datos organizados por filas y columnas y en las que además cada columna está identificada por un título.
Si no te queda muy claro a que nos referimos, echa un vistazo a la siguiente imagen:
Cuando tengamos los datos organizados en filas y columnas y con cada columna etiquetada con su propio título, podremos comenzar a crear una tabla dinámica de forma sencillísima.
Cómo crear una tabla dinámica
Una vez tenemos organizados los datos, lo que debemos hacer para crear tablas dinámicas es:
- Pulsa sobre cualquier celda de los datos sobre los que quieres crear una tabla dinámica.
- Haz click sobre la pestaña «Insertar» y selecciona la opción «Tabla dinámica», que se encuentra en el grupo «Tablas», como puedes comprobar en la siguiente imagen:
- Cuando pinches sobre «Tabla dinámica» aparecerá el cuadro de diálogo llamado «Crear tabla dinámica» y deberás aceptar las condiciones prestablecidas:
- Cuando pulses «Aceptar» se crea una tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo en blanco.
De esta forma, ya habremos conseguido crear la tabla dinámica, aunque estará en blanco y deberemos configurar los datos que aparecerán en la tabla.
En este momento, en la tabla dinámica vacía aparece el mensaje en el que se indica que para generar un informe, hay que elegir los campos de la lista de campos de la tabla dinámica.
Es un mensaje que parece un poco confuso si no estás acostumbrado a trabajar con excel, pero no te preocupes porque vamos a ver como configurar la tabla dinámica paso a paso.
Configurar el panel Campos de tabla dinámica en Excel
En la hoja de cálculo que contiene nuestra tabla dinámica y que acaba de crearse, aparece en la derecha un cuadro que se llama «Campos de tabla dinámica», en la que aparecen todos los títulos de las columnas o campos que se pueden incluir en nuestro informe.
Ahora debemos elegir los campos que queremos que formen parte de nuestra tabla dinámica y arrastrarlos a una de las 4 áreas (que ya hemos explicado anteriormente) y que se pueden ver en la parte inferior del panel (Filtros, Columnas, Filas o Valores).
Para este ejemplo, arrastraremos nuestro campo «Comerciales» al área de Columnas.
El campo de «Unidad vendida» lo arrastraremos a «Filas», mientras que el campo de «Comisiones» lo vamos a llevar a «Valores».
Cuando hayamos hecho esto, tendremos listo nuestro primer informe o nuestra primera tabla dinámica, como puedes ver a continuación.
En nuestra primera tabla dinámica, podemos observar en la parte de arriba los Comerciales que hay en la empresa, en la izquierda los modelos de coche y en el centro las comisiones que ha generado cada comercial.
Es decir, la tabla dinámica que acabamos de crear nos muestra de un vistazo cuantos y qué coches ha vendido cada comercial y qué comisión ha generado con cada coche, así como el total de comisiones que ha generado cada comercial.
Por ejemplo, en nuestro ejemplo Juanfran ha sido el comercial con más ventas. Ha llegado a vender 4 coches y ha generado un total de 11798 euros.
Lo bueno de estas tablas dinámicas es que nos permite analizar de un sólo vistazo una gran cantidad de datos de forma súper rápida.
Lo recomendable es ir «jugando» y trasteando con los diferentes campos, no sólo porque conseguiremos comprender las tablas dinámicas mejor, sino porque además podremos ver la información desde diferentes ángulos y podremos tener una mejor perspectiva del negocio, la empresa o de lo que sea que estemos analizando.
Aún así si no te acaba de convencer la idea de ir probando tú mismo con los diferentes campos, hay una opción en excel que se conoce como tablas dinámicas recomendadas y que nos ofrece diferentes tablas dinámicas que nos recomienda Excel.
Vamos a ver cómo crear una tabla dinámica recomendada.
Cómo crear tablas dinámicas recomendadas
Para facilitar la creación de tablas dinámicas, hay una opción que nos permite seleccionar tablas dinámicas recomendadas por Excel.
¿Qué tenemos que hacer? Muy sencillo:
- Pulsa cualquier celda de la hoja donde se encuentran los datos sobre los que quieres crear la tabla dinámica.
- Pincha sobre la pestaña «Instertar» y en la sección de tablas selecciona «Tablas dinámicas recomendadas».
- Te aparecerá entonces un ventana de diálogo en el que se recomiendan varias tablas dinámicas y para crearlas simplemente deberás seleccionar una de las recomendaciones y dar click en «Aceptar».
Cuando hayas hecho esto, se habrá creado una tabla dinámica en una hoja nueva, pero al contrario que cuando hemos creado una tabla dinámica, que aparecía vacía, esta tabla dinámica ya estará completamente configurada y completa. No tendremos que tocar nada más.
¿Para qué sirven las tablas dinámicas?
Como hemos dicho, las tablas dinámicas sirven para analizar muy rápido un conjunto o volumen de datos muy grande.
Pero para que puedas ver consejos que son aplicables desde ya, las tablas dinámicas tienen dos funciones que son muy prácticas y que seguramente te salvarán de más de un apuro en el día a día.
Y eso es lo que vamos a ver a continuación.
¿Cómo hacer cálculos rápidos con las tablas dinámicas?
No necesitas ser un experto en matemáticas para poder hacer cualquier tipo de cálculo con las tablas dinámicas.
Además, es super sencillo.
- En primer lugar, haz click derecho sobre cualquier dato de la tabla dinámica
- Ahora busca la opción «Mostrar valores como»
- En la lista que te aparece, selecciona el tipo de porcentaje que quieres que se muestre (por ejemplo % del total)
En nuestro ejemplo hemos puesto que nos muestre el porcentaje del total. Por tanto, podemos apreciar que Juanfran, por ejemplo, ha vendido el 35,26% del total, siendo el comercial con mayor porcentaje de ventas.
De esta forma, si nuestro jefe nos pide que elaboremos un informe con el porcentaje del total que ha vendido cada vendedor, lo podremos hacer en menos de un minuto incluso sin saber demasiado sobre matemáticas.
Aunque se pueden elaborar muchos más cálculos rápidos, pero da para otro tutorial completo.
¿Cómo hacer gráficas con las tablas dinámicas?
Otra de las ventajas que tiene el hecho de aprender cómo crear tablas dinámicas es que puedes crear gráficas a golpe de click sin necesidad de estar preparando los datos.
¿Cómo hacer gráficas a partir de tablas dinámicas?
- Selecciona cualquier dato de la tabla dinámica.
- Accede a la pestaña «Insertar» y ve a la zona de los Gráficos.
- Ahora, pulsa en el tipo de gráfica que desees crear, por ejemplo alguna de barras 2D, como puedes ver a continuación:
- Una vez hayas hecho esto te aparecerá una gráfica como la que te dejamos a continuación:
Sabemos que no es la gráfica más apañada que puedes crear con Excel, pero la creación de gráficas en Excel también da para otro tutorial completo y que veremos en un futuro.
Esperamos que con este tutorial hayáis aprendido por lo menos los fundamentos de las tablas dinámicas en Excel y ahora os podáis manejar en el día a día con esta fantástica herramienta de Excel.
Si os ha servido y habéis aprendido a cómo crear tablas dinámicas en Excel, nos ayudáis mucho compartiendo el artículo en redes sociales y con amigos y familiares.
¡Nos leemos en el siguiente tutorial de Excel!
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